پاورپوینت آیین نگارش مکاتبات اداری

توضیحات پروژه

توجه : این فایل به صورت فایل power point (پاور پوینت) ارائه میگردد

 پاورپوینت آیین نگارش مکاتبات اداری دارای 189 اسلاید می باشد و دارای تنظیمات کامل در PowerPoint می باشد و آماده ارائه یا چاپ است

شما با استفاده ازاین پاورپوینت میتوانید یک ارائه بسیارعالی و با شکوهی داشته باشید و همه حاضرین با اشتیاق به مطالب شما گوش خواهند داد.

لطفا نگران مطالب داخل پاورپوینت نباشید، مطالب داخل اسلاید ها بسیار ساده و قابل درک برای شما می باشد، ما عالی بودن این فایل رو تضمین می کنیم.

توجه : در صورت  مشاهده  بهم ريختگي احتمالي در متون زير ،دليل ان کپي کردن اين مطالب از داخل فایل مي باشد و در فايل اصلي پاورپوینت آیین نگارش مکاتبات اداری،به هيچ وجه بهم ريختگي وجود ندارد

بخشی از مطالب داخلی اسلاید ها

پاورپوینت آیین نگارش مکاتبات اداری

اسلاید 4: عصر اطلاعات و ارتباطاتمقدمه اول: هرچند مغز انسان ظرفیت زیادی در انباشتن اطلاعات دارد اما این ظرفیت در مقایسه با اطلاعات موجود در جهان بسیار ناچیز است(ما با انفجار اطلاعات روبرو هستیم)از طرفی آگاهی و دانش حاصل شناخت و استفاده از اطلاعات استمقدمه دوم: ارتباط همان انتقال اطلاعات است با دریافت پیام توسط گیرنده پیام از پیام دهندهارتباطی، صحیح برقرار می شود که گیرنده پیام همان درک فرستنده را از پیام دریافت کند حال چرا بر ارتباط کتبی تاکید داریم؟مزیت عمده ارتباط کتبی سندیت داشتن آن استنتیجه: پس در عصر اطلاعات و ارتباطات مهم این است که چه اطلاعاتی را چگونه ارائه دهیم

اسلاید 5: سندمقدمهدر حوزه های مختلف علوم و نظام های اداری، تجاری، مالی، حقوقی و... قابلیت ثبت یا سندیت داشتن نوشتار باعث گردیده است که درحال حاضر نوشتار به عنوان وسیله ای کارآمد و غیر قابل تعویض یا حذف مورد توجه قرار گیردتعریف سندسند در لغت به معنی مدرک مستند و نوشته ای خطی یا رسمی که دلیل یا تایید کننده چیزی است، گفته می شود

اسلاید 6: سند از دیدگاه حقوقیعبارتست از هر نوشته ای که در مقام دفاع قابل استناد باشدسند از دیدگاه اداریحاصل خدمت و انجام فعالیتی از طرف افراد یا سازمان های مختلف کشور، چنانچه برابر مقررات مربوطه، به صورت نوشته و یا اشکال دیگر تنظیم شود سند گفته می شود

اسلاید 7: انواع سندالف. از نظر درجه و آثار حقوقی1. اسناد رسمی(طبق ماده 1287 قانون مدنی هر سندی که در دفاتر رسمی و یا نزد مامورین رسمی و برابر مقررات تنظیم شده باشد سند رسمی گفته می شود)2. اسناد عادی(هر سندی که شرایط ماده 1287 قانون مدنی را نداشته باشد سند عادی گفته می شود مثل قولنامه/ نامه های شخصی/ فاکتورها)ب. از نظر زمان اقدام1. سند جاری(سندی که مورد مراجعه مستمر باشد)2. سند نیمه جاری(سندی که گاهگاهی به آن مراجعه شود)3. سند راکد(سندی که مورد مراجعه نیست و در موعد خود باید امحا شود)

اسلاید 8: ج. از نظر ارزش1. ارزش اولیه(از نظر واحد ایجاد کننده، ارزش مراجعه دارد)2. ارزش ثانویه(از نظر واحد ایجاد کننده، ارزش نگهداری دارد)د. از نظر درجه حساسیت و اهمیت اسناد طبقه بندی شده(از نظر اداری به مکاتباتی که اطلاع از مفاد آن برای همگان مجاز نبوده و فقط افراد خاصی می توانند از موضوع آن آگاهی یابند)

اسلاید 9: ه. از نظر محتوا و موضوعاسناد اداری/ اسناد مالی/ اسناد علمی/ اسناد فنی/ اسناد سیاسی/ اسناد علمی/ اسناد نظامی/ اسناد تاریخی/ اسناد فرهنگیو. از نظر فناوری دخیل در ایجاد سند1. الکترونیکی2. غیر الکترونیکی

اسلاید 10: مکاتبات اداریاگر نوشتن در حوزه و قلمرو ادارات(سازمانها) صورت پذیرد به آن نوشته اداری یا مکاتبه اداری می گوینددر بیان اهمیت مکاتبات اداری همین بس که هیچ سازمانی بجز از طریق مکاتبات نخواهد توانست در درون سازمان خود و یا با سایر سازمانها ارتباط(ارتباط کاری) صحیح برقرار کندبنابراین، از رایجترین شیوه های ارتباط با مراجع درون سازمانی و یا برون سازمانی استفاده از مكاتبات اداری است.

اسلاید 11: بنا به دلایل مختلفی از جمله شیوه های مدیریتی، در بیشتر ادارات برای مكاتبات از روش مشخصی پیروی نمی شود؛ آموزش كاركنان ادارات با هدف ایجاد یكنواختی در بكارگیری اصول صحیح نگارش های اداری یكی از مهمترین عوامل در نظم بخشیدن به این مهم، استامیدواریم با آموزش و اجرای دقیق اصول مکاتبه امكان دستیابی به اهداف پیش بینی شده و تسریع در امور اداری فراهم آید.

اسلاید 12: نتیجه اینکه هر وسیله مکتوبی که برای انجام دادن کاری اداری موجب برقراری ارتباط بین دو یا چند واحد(اعم از درون یا برون سازمانی) شود در زمره مکاتبات اداری قرار می گیرد

اسلاید 13: نامه: پرکاربردترین نوشته اداریتقریبا همه کارمندان هر روز با چندین نامه ی اداری سروکار دارند و اغلب در راستای انجام وظایف خود ناگزیرند نامه هایی بنگارندتسلط هر چه بیشتر کارکنان در دستگاه ها و موسسات اداری به نامه نگاری، انجام امور اداری را آسان تر و پاسخگویی به نامه ها را سریع تر و دقیق تر می کند

اسلاید 14: نامه اداریهر نوشته ای که حاوی یک یا چند موضوع اداری بوده (مثل تقاضای انجام کاری/ پیگیری موضوعی/ اطلاع رسانی درباره موضوعی) و به عنوان وسیله ی ارتباط در داخل و خارج سازمان(اعم از دولتی و غیر دولتی) مورد استفاده قرار گیرد نامه اداری گفته می شودفرستندگان و یا گیرندگان این نامه ها شخصیت های حقوقی و یا پرسنل اداری می باشندنامه های سازمان پس از سیر تشریفات ثبت در دفتر دبیرخانه «اداری» تلقی می شود

اسلاید 15: مهمترین ویژگی های نامه های اداری:موضوع(محتوا): پیام اصلی در این نامه ها یک موضوع اداری استدر این گونه نامه ها معمولا به شرح یک موضوع پرداخته می شود و در صورت تعدد موضوعات هر موضوع با یک بند جداگانه و ذکر شماره از هم جدا می شوندعنوان گیرنده: نام شخص مخاطب یا عنوان واحد گیرنده دقیق و رسمی نوشته می شودعنوان فرستنده: عنوان فرستنده کامل و رسمی نوشته می شود تا از نظر سطوح ارتباطی و سلسله مراتب اداری جایگاه خاص خود را بیابدشماره و تاریخ: داشتن شماره و تاریخ ثبت در دبیرخانه ی واحد سازمانی مرتبط از ضروریات استبه منظور رسمیت دادن به نامه و سهولت دسترسی، شماره شده و در بالای نامه درج می شودامضا: در نامه های اداری مقام مسئول اداری با درج نام و نام خانوادگی و عنوان اداری خود مسئولیت تنظیم و ارسال نامه را می پذیردنامه بدون امضا و مشخصات امضاکننده اعتبار ندارد

اسلاید 16: سوال: نوشته ای که بین دو فرد حقیقی و بدون اشاره به شخصیت حقوقی آنها مبادله شود نامه ی اداری است؟نکته بسیار مهم: نداشتن هر یک از مشخصات یاد شده در بالا باعث می شود نامه از حالت اداری خارج شود

اسلاید 17: ویژگی های فرعی نامه های اداری(ویژگی های ظاهری)رنگ كاغذ که به طور معمول سفید انتخاب می شوداندازه كاغذ: طبق نظر موسسه استاندارد و تحقیقات صنعتی ایران دو قطع A4 و A5 به عنوان اندازه استاندارد اداری شناخته می شودتحریر نامه: به منظور خوانایی كه در تصمیم گیری مسئولین بسیار اهمیت دارد نامه های اداری توسط ماشین های تحریر نوشته می شوندسربرگ اداری: طراحی كاغذ نوشته های اداری ضمن وقار و سادگی باید بتواند در خواننده تاثیر مطلوب و رسمی ایجاد نماید

اسلاید 18: ویژگی های نامه اداری خوبباید منطبق بر واقعیات، سوابق و مدارک باشدباید جدی باشد و از هزل و گستاخی، طنز و فکاهی به دور باشدساده باشد.ساده نویسی بیشتر از آنکه مربوط به الفاظ و عبارات باشد به معنی و مفهوم ارتباط دارد؛ به این معنی که باید قابل فهم بوده و از ابهام دور باشدنامه خوب نباید خیلی مفصل و یا خیلی مختصر باشد بلکه باید نکات قابل ذکر(اطلاعات مورد نیاز) در کمترین جملات و عبارات بیان شودچند مثال:بدین وسیله مراتب تشکر و امتنان خود را به حضورتان اعلام می دارم صحیح: از شما متشکرمخواهشمند است نسبت به ارسال مدارک مربوط اقدامات مقتضی را معمول فرماییدصحیح: لطفا مدارک را بفرستید

اسلاید 19: در موقع نگارش نامه به سوابق و زمینه های فکری مخاطب یا مخاطبین توجه و دقت شودتنظیم مطالب نامه باید بر اساس اهمیت موضوع صورت پذیرد

اسلاید 20: نقش و اهمیت نامه های اداریارتباط غیر رسمی: گفتگوی حضوری یا تلفنی از وسایل ارتباطات اداری است منتهی دشواری بسیار دارد و گاهی به نتیجه عملی نمی رسددستورهای شفاهی تغییر شکل می دهند و افراد هرچند حافظه قوی داشته باشند باز نمی توانند آنچه را شنیده اند به طور کامل برای مدتی طولانی در حافظه ی خود نگاه دارندگاه لازم است دستور یا خبری در یک زمان به واحدهای مختلف در نقاط مختلف فرستاده شودضرورت توجه و مراجعه به مسائل قبلی و سوابق موضوع اینها همه ایجاب می کند که مکاتبات اداری به عنوان وسیله ی ارتباطی عمده و موثر در سازمان های اداری به کار رود

اسلاید 21: به طور کلی نقش نامه های اداری را در سازمان های اداری چنین بر می شمریم:برقراری ارتباط و تبادل اطلاعات به منظور انجام کارهای اداریانعکاس فعالیت های ادارات درباره ی موضوعات گوناگونشناخت اوضاع اجتماعی، سیاسی، فرهنگی و روابط اجتماعی انسان ها در زمان های مختلفاستفاده از اسناد و مدارک برای قضاوت و تشخیص حقایق از نظر حقوقیانتقال معلومات و تجارب حال به آیندهمجموع نامه های هر سازمان می تواند به ارزیابی سازمان(نقاط قوت و ضعف) کمک شایانی کند

اسلاید 22: جمع بندیهیچ کاری بدون نامه در سازمان نمی تواند به صورت رسمی صورت بگیردمزیت رسمی بودن چیست؟نامه ی رسمی اداری نوعی از اسناد اداری به شمار می آیدنحوه ی گردش کاری نامه های اداری در هر سازمان، نشانگر میزان موفقیت آن سازمان و برخورداری از نظم اداری یا گرفتاری اش در بی نظمی سازمانی استیکی از نیازهای مهم انسان برای برقراری ارتباط و انتقال مفاهیم آشنایی با اصول نگارش است

اسلاید 23: انواع نامه های اداریشناخت نوشته های اداری چه اهمیتی دارد؟شناخت هر یک می تواند در استفاده درست و بجا از آنها و همچنین نوع نگارش آنها از لحاظ محتوا مفید باشداز دیدگاه متن و موضوع:اطلاعی(خبری): محتوای این گونه نوشته ها اطلاع رسانی درباره یک موضوع و ارائه نتیجه یك اقدام اداری می باشداین نامه ها در سه جهت مبادله می شوند: واحد یا مقام پایین به بالاواحد یا مقام بالا به پایینواحد های هم سطح

اسلاید 24: دستوری: از مقام بالا خطاب به كاركنان یا موسسات زیر مجموعه تهیه و ابلاغ می شود و انجام کار یا نتیجه اقدامی را خواستار می شوددرخواستی: نامه هایی که در آنها تقاضایی مطرح می شود که معرف آن واژه ”خواهشمند است“ در بخش نتیجه استدر این نامه ها فرستنده، انجام یک کار، ارسال یک کالا یا مانند اینها را از گیرنده درخواست می کنداغلب نوشته های بین سازمان ها، واحدها و اشخاص از موسسات ماهیت درخواستی دارند

اسلاید 25: بازدارنده: محتوای این گونه نوشته ها می تواند درخواستی یا دستوری باشد كه انجام كاری را منع یا اقدامی را متوقف می سازدهماهنگی: محتوای اینگونه نوشته ها ایجاد هماهنگی در انجام امور می باشد. مانند بخشنامهاین گونه نوشته ها بین واحدهای مختلف یک سازمان مبادله و یا از مقام بالای سازمانی به واحدهای زیر مجموعه ارسال می شودپرسشی یا استفساری: در این نوشته فرستنده نظر و دیدگاه گیرنده را درباره ی یک موضوع یا اقدام جویا می شود

اسلاید 26: موافقت یا مجوز: نوشته ای که به وسیله ی آن، فرستنده موافقت خود را با یک موضوع یا انجام یک کار اعلام می کند یا اجازه ی انجام یک فعالیت را صادر می کنددعوتنامه ی اداری: که به دو صورت «نامه اداری» و «کارت دعوت» تنظیم و فرستاده می شود. به لحاظ جنبه های احترامی باید از سوی بالاترین مقام اداری امضا شود ولی الزامی به داشتن مهر اداری ندارد چنانچه دعوتنامه به شکل نامه ی اداری باشد باید دارای ...........................البته برای سهولت ثبت این گونه نامه ها در دبیرخانه، معمولا همه دعوتنامه های ارسالی برای مدعوین یک برنامه با یک شماره ثبت می شوندشماره و تاریخ باشد

اسلاید 27: اگر دعوتنامه برای حضور در یک نشست اداری ارسال می شود، بهتر است طی آن اقدامات زیر نیز بر حسب نظر دعوت کننده صورت گیرد:اشاره به سوابق موضوع و بیان علت تشکیل جلسهارسال یک نسخه از اهم مطالب نشست قبلی(در صورتی که نشست اول نباشد)دستور جلسه یا موضوعاتی که قرار است درباره ی آنها، بحث و تبادل نظر شود

اسلاید 28: نامه های اداری از دیدگاه سطوح ارتباطی(از نظر گیرنده و فرستنده)نامه های درون سازمانینامه های برون سازمانیمثال: نامه از مقام یا واحد بالاتر به واحد یا مسئول پایین ترنامه بین دو واحد یا مقام هم سطح در یک سازماننامه از یک سازمان به اشخاص حقوقی یا حقیقی بیرون سازماننامه های شخصی- ادارینامه های اداری- شخصینامه های اداری- اداری

اسلاید 29: از لحاظ واحد اقدام كنندهدر عرف اداری، نامه های اداری در هر یك از واحدها تهیه شوند نام آن واحد را به خود می گیرندنامه های ادارینامه های مالینامه های فنینامه های حقوقینامه های آموزشی...

اسلاید 30: از لحاظ زمان اقدامعادی: مهلتی برای اقدام درباره موضوع یا موضوعات مورد نظر آنها ذکر نمی شود(به همین خاطر به آنها عادی می گویند)فوری: داشتن مهر فوری نشان می دهد مراحل تهیه، ثبت و ارسال نامه خارج از نوبت سایر نامه ها انجام می شود. در سازمان گیرنده هم خارج از نوبت ثبت و به اقدام كننده ارجاع می شودواژه های دیگری نیز در سیستم اداری برای نامه های فوری به كار برده می شود: خیلی فوری/ اقدام سریع/ آنینامه فوری(48 ساعته)/ نامه خیلی فوری(24 ساعته)/ اقدام سریع (ظرف همان روز)/ آنی(اقدام به محض وصول)

اسلاید 31: از لحاظ حساسیت و امنیتنامه های عادی: مراحل دریافت، ثبت و توزیع این گونه نامه ها در دبیرخانه اصلی سازمان به صورت عادی انجام می شودنامه های طبقه بندی شده(اسناد طبقه بندی شده): مراحل دریافت ثبت و توزیع و ارسال آنها به صورت محرمانه در حراست(دبیرخانه محرمانه) انجام می گیرداز لحاظ دبیرخانه(امور دفتری)نامه وارده: نامه هایی که از سازمان های دیگر رسیده و در دفتر سازمان ثبت می شوندنامه صادره: نامه هایی که از سازمان مبدا تهیه و ثبت و به سازمان های مقصد ارسال می شوند

اسلاید 32: از لحاظ سابقه ی مکاتبهنامه ی فاقد سابقه: نامه ای که در آن مطلبی برای اولین بار مطرح می شود و پیش از آن هیچگونه مکاتبه ای درباره ی موضوع بین ادارات فرستنده و گیرنده نامه صورت نگرفته است. نامه ی دارای سابقهعطفی: در پاسخ به موضوعی مشخص به عنوان مرجع صادر کننده نامه تهیه و ارسال می شودذكر عبارت ”بازگشت به نامه شماره...“ در ابتدا به منظور یادآوری، حسب توجه و تسریع در گردش كار ضروری استپیرو: پیرو به معنای دنباله و ادامه یا تعقیب است. نامه پیرو نامه ای است که به دنبال نامه قبلی تهیه و ارسال می شود و دلیل ارسال آن اصلاح نامه قبلی یا پیگیری برای دریافت پاسخ استعباراتی مانند ”پیرو نامه شماره...مورخ...درباره ی....“ در ابتدای نامه های پیرو می آید

اسلاید 33: استعلام گرفتن ها در کدام دسته از نامه ها قرار می گیرند؟استعلام از موضوعی که پیش از این درباره ی آن نامه نگاری شده است، در نامه های دارای سابقه تقسیم می شوند

اسلاید 34: بخش های مختلف نوشته های اداری

اسلاید 35: شمای کلی نامه های اداریترتیب متداول بخش های نامه اداری بر اساس استانداردهای موجود(آنچه در عرف اداری پذیرفته شده است):سرلوحهعنوانمتنامضارونوشتنشانی

اسلاید 36: سرلوحه(سربرگ)عبارت «به نام خدا» یا «بسمه تعالی» در بالاترین نقطه وسط قرار می گیردآرم: منظور آرم سازمان و یا نشان جمهوری اسلامی ایران استکلیه وزارتخانه های کشور از آرم نظام جمهوری اسلامی ایران استفاده می کنندسازمان های مستقل و شرکت های زیر پوشش وزارتخانه ها می توانند از آرم و نشان خود استفاده کننددر مورد به کار بردن آرم جمهوری اسلامی ایران رعایت بخشنامه و دستورالعمل مربوطه ضروری است47454-1363/7/29به نام خداآرم(نشان)نام موسسه.............تاریخ:شماره:پیوست:

اسلاید 37: نام وزارتخانه یا سازمان: شرکت ها و موسساتی که تابع وزارتخانه ها یا سازمان های دولتی می باشند، ابتدا نام وزارتخانه یا سازمان متبوع و سپس نام خود را درج می نمایندتاریخ: منظور، درج تاریخ صدور نامه می باشد که به صورت مرسوم با عدد نوشته می شودنوشتن تاریخ چه مزیتی دارد؟دسترسی آسان به سوابق یک موضوع را امکان پذیر می کندوضعیت زمان را از جهت چگونگی اقدام روشن می کندبه نام خداآرم(نشان)نام موسسه.............تاریخ:شماره:پیوست:

اسلاید 38: شماره: منظور از شماره، ردیف دفتر اندیکاتور سازمان فرستنده است که در صورت پاسخگویی باید به آن اشاره شودپیوست: در مقابل آن تعداد برگ های اسناد و اوراق و سایر مدارکی که ممکن است همراه نامه ارسال شود، نوشته می شود نوشتن «دارد»در مقابل پیوست صحیح نیست و بهتر است تعداد و نوع مدارک همراه در این قسمت به روشنی نوشته شودبه نام خداآرم(نشان)نام موسسه.............تاریخ:شماره:پیوست:

اسلاید 39: عنوان/ موضوععنوان: بیشترین كاربرد آن مشخص كردن مخاطب پیام استضوابط نگارش عناوین در نوشته های اداری: مخاطب نوشته های اداری یا اشخاص حقوقی هستند یا اشخاص حقیقی که به نمایندگی سازمان ها متصدی امور مربوطه هستندعنوان اشخاص حقوقی: عنوان ثبت شده و رسمی ارگان مورد نظر نوشته می شود مثل وزارت بازرگانیچنانچه با واحد مشخصی باید ارتباط برقرار شود پس از نوشتن عنوان کلی و گذاشتن یک خط فاصله(-) نام حوزه مورد نظر نوشته می شود مثل: وزارت بازرگانی – مدیریت امور استان هادر صورتی که ارتباط درون سازمانی باشد، عنوان کلی حذف و تنها به واحد مورد نظر اکتفا می شود مثل: اداره کل امور اداری

اسلاید 40: عنوان اشخاص حقیقی: منظور آن دسته از افرادی هستند که به موجب قانون، یا حکمی در سازمان های دولتی یا موسسات و شرکت ها عهده دار انجام وظایفی می باشندنوشتن نامه های اداری خطاب به اشخاص توصیه نمی شودچرا؟مدیران و مسئولان دائم در حال تغییر اندچه می شود؟نامه ها سرگردان می مانند. این گونه نامه ها یا بایگانی می شوند و یا در صورت اقدام بازخورد سریع و مطلوب نویسنده را در پی نخواهد داشتتغییر مدیر اغلب باعث تجدید نوشته از طرف فرستنده می شود که در این حالت اتلاف وقت و انرژی و دوباره کاری به حساب می آید

اسلاید 41: نام اشخاص القاب و عناوین را رایج می كند(گاه به افراط هم کشیده می شود) حالت نامه اداری را به نامه ی شخصی نزدیك می كند سلام کردن در اول نامه ها، آرزوی سلامتی در آخر نامه ها، تبریک و تهنیت، تسلیت و همدردی، آرزوی قبولی طاعات و عبادات و التماس دعا، از پیامدهای شخصی شدن عنوان نامه اداری استدر مواردی نوشتن نام اشخاص در عنوان نامه می تواند تا حدودی موجه محسوب شود البته با رعایت اصول مشخص:مکاتبه با مقامات بالای سازمانیتشخیص و دستور مدیران به استفاده از نام شخص در عنوان نامه اداریدرخواست مجوز كه فقط شخص معینی صادر می كند

اسلاید 42: اصول نگارش نام و عنوان اشخاص در نامه های اداریاسامی باید ساده و احترام آمیز نوشته شود و از به كار بردن القاب و عناوین اضافی خودداری شودذكر عنوان های تحصیلی مانند دكتر و مهندس در نامه اداری صحیح نیست (مگر در بخش های پزشكی، آموزشی و فنی)ابتدا نام شخص و در سطر بعد سمت اداری همراه با واژه ”محترم“ نوشته شودنوشتن واژه محترم در جلوی سازمان ها ضرورت ندارد

اسلاید 43: برای افرادی كه چندین سمت اداری دارند تنها ذكر عنوان مرتبط با موضوع كاری كافی استبه كار گرفتن واژه هایی مانند ”مدیریت“، ”ریاست“ و ”معاونت“ پس از نام اشخاص جایز نیست. چرا؟این گونه واژه ها بیانگر جایگاه های اداری اشخاص و عمل و فن اداره کردن سازمان است بهتر است شغل سازمانی آنها(به جای جایگاه های اداری) نوشته شود: مدیر، رئیس و معاوناگر نام اشخاص در عنوان نامه به كار گرفته نشود می توان از واژه های ”مدیریت“، ”ریاست“ و ”معاونت“ به تنهایی استفاده كرد كه بسیار هم مطلوب است

اسلاید 44: از صحت املای نام اشخاص مطمئن شویددر پاسخ به نامه های وارده، به مشخصات فردی امضا كننده دقت كنید و به همانگونه برای رعایت احترام وی را خطاب كنید(پسوند و پیشوند را اگر خودش نیاورده شما هم ننویسید)

اسلاید 45: موضوع در نامه های اداریموضوع عبارت کوتاهی است که محتوای کلی نامه را مشخص می کند و در حقیقت کلید اطلاعات درون نامه استنوشتن موضوع چه مزایایی دارد؟سبب سرعت ارجاع نامه به قسمت مربوط و ایجاد سهولت در کار می شوداطلاعات مورد نیاز خواننده، همان ابتدای نامه به وی رسیده و از این بابت تسهیلاتی برای تصمیم گیرنده فراهمی می شودنوشتن موضوع گاهی فراموش می شود چه كنیم؟پیشنهاد كرده اند در سرلوحه قرار گیرد تا نویسنده را مكلف به نوشتن كند

اسلاید 46: ضوابط تنظیم موضوعرسا و گویا باشد نه چندان بلند كه در محل جای نگیرد و نه چندان كوتاه كه فهم نامه را دچار مشكل سازدبه كار بردن تنها یك كلمه در مقابل موضوع صحیح نیستبنویسیدننویسیدموضوع: ارسال کتابموضوع: کتابموضوع : شرکت در همایشموضوع: همایشموضوع: درخواست وامموضوع: تقاضای وام برای رفع مشکلات مالیموضوع: حادثه انفجار کپسول گازموضوع: انفجار کپسول گاز در منزل مسکونی واقع در خیابان....کوچه....پلاک...

اسلاید 47: 3. متن(اصلی ترین و مهمترین بخش نامه های اداری)از آن جهت مهمترین گفته می شود که موفقیت سازمان ها و دریافت پاسخ در گرو تنظیم درست همین بخش استنارسایی و مبهم بودن و به عبارتی نرساندن پیام باعث اتلاف وقت و انرژی و دوباره کاری و نامه نگاری اضافی می شودمتن هر نامه از قسمت های زیر تشکیل می شود: عباراتی به نشانه ادب و احتراممقدمهپیامنتیجهتشكرسه قسمت اصلی

اسلاید 48: سلام در مكاتبات اداریمعانی و مفاهیم سلام: مفهوم سلام یعنی گردن نهادن، درود گفتن، تهنیت، تندرستی، سلامت(فرهنگ معین)سلام نام خداونداست(حشر)سلام تسلیم است(نساء)آداب سلام گفتن: در اغلب روایات و رساله های فقها آمده است سلام مستحب و جواب آن واجب استباید بلند گفته شود و بهتر است چیزی به آن افزوده شودسابقه سلام در نگارش های اداری: بررسی بسیاری از آیات و روایات نشان می دهد ذکر سلام حتی در نامه های مکتوب صدر اسلام نیامده است بلکه تنها با حمد و سپاس خداوند آغاز شده اند. بعلاوه در آغاز خطبه ها و نامه ها و فرامین نهج البلاغه نیز ذکری از سلام نیست

اسلاید 49: شایان ذكر است ثواب سلام گفتن در مكالمات رو در رو و یا شفاهی است در حالیکه در مکاتبات اداری مخاطب، شخصیت حقیقی غایب و گاه نامعین و یا شخصیت حقوقی است.اما چنانچه باز هم بر نوشتن سلام اصرار باشد:سلام یکی از اسماء خداوند است و اگر منظور از به کاربردن سلام در ابتدای نوشته های اداری ذکر نام و یاد خداست عبارت «بسمه تعالی» در سرلوحه ی نامه این منظور را می رساند و کفایت می کنداگر در عنوان نامه نام سازمان ها و موسسات درج شود، آوردن سلام نه تنها صحیح نیست بلكه بی ارزش كردن این واژه نیز هست

اسلاید 50: بنا به اصل 15 قانون اساسی جمهوری اسلامی ایران كلیه نوشته های رسمی باید به زبا

برای دریافت پروژه اینجا کلیک کنید